Standard Operating Procedure & Pedoman / Kerangka Kerja pada Pengelolaan TI seperti COBIT, ITIL, ISO/IEC 38500, ISO/IEC 27001, CMMI, Balanced Scorecard, dan Six Sigma

- May 31, 2020

RINGKASAN SOP (STANDARD OPERATING PROCEDURE)

Sop (Standard Operating Procedure) adalah adalah prosedur yang spesifik pada operasi bisnis tertentu yang menggambarkan aktivitas yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan tugas, terkait dengan aturan industri tertentu, kesesuaian dengan aturan hukum, atau standar eksekusi bisnis.

Semua dokumen yang memuat instruksi “how to” dapat dikategorikan pada SOP.

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya.

SOP biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir (Laksmi, 2008:52).

Pengertian SOP Menurut Para Ahli:

· Menurut Arini T Soemohadiwidjojo (2004) SOP adalah panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan konsisten, efektif, efisien, sistematis dan terkelola dengan baik.

· Menurut M. Budiharjo (2014) SOP adalah tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu yang bersifat rutin, tetap dan tidak berubah-ubah yang dibakukan kedalam sebuah dokumen tertulis.

· Menurut Sailendra SOP adalah panduan kerja yang berguna untuk memastikan kegiatan operasional suatu organisasi / perusahaan agar berjalan dengan baik dan lancar.

Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut (Indah Puji, 2014:30) :

1. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.

2. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor.

3. Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.

4. Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan.

5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.

6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.

7. Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.

8. Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.

9. Sebagai dokumen sejarah bila telah di buat revisi SOP yang baru.

Manfaat dari SOP antara lain adalah :

1. Sebagai standarisasi cara kerja untuk menyelesaikan suatu tugas khusus

2. Mengurangi kesalahan serta kelalaian

3. Membantu staff untuk lebih mandiri

4. Memberikan akuntabilitas

5. Menyediakan ukuran standard kinerja bagi pegawai

Tahapan penting penyusunan SOP adalah (Atmoko T., 2012):

1. Analisis sistem dan prosedur kerja

2. Analisis tugas yang meliputi: analisis tugas terkait, deskripsi tugas, spesifikasi tugas, penilaian tugas, dan pengukuran kerja.

3. Analisis prosedur kerja.

Proses utama penyusunan SOP terdiri atas tiga kegiatan utama yaitu: Requirement discovery yang memuat identifikasi masalah dan pemecahannya, data modeling yaitu teknik mendokumentasikan data, dan process modeling, berupa teknik organisasi dan dokumentasi struktur dan data pada seluruh proses, kebijakan dan prosedur yang akan diimplementasikan.

Contoh SOP Kasir Minimarket

1. Petugas/ penanggung jawab: kasir

2. Prosedur pelayanan dan tugas kasir

· Melayani konsumen dengan senyum, ramah, cepat, dan akurat.

· Scan barcode Apabila terjadi kendala, ketik kode secara manual.

· Bertanya pada konsumen apakah hendak menambah barang belanjaan.

· Tawarkan produk-produk promo kepada konsumen.

· Barang yang sudah di-scan langsung dimasukkan ke dalam plastik.

· Sebutkan jumlah nominal uang yang harus dibayarkan oleh konsumen.

· Ketika menerima uang, hitung di hadapan konsumen dan sebutkan jumlahnya.

· Bila ada uang kembalian, sebutkan nominalnya secara jelas pada konsumen. Pastikan memberikan uang kembalian secara tepat.

· Berikan struk belanja kepada konsumen.

· Ucapkan terima kasih kepada konsumen.

· Menghitung uang sekaligus mencocokkan jumlahnya dengan data penjualan.

· Membuat laporan keuangan dan menyetorkan uang kepada pemilik minimarket.

PEDOMAN / KERANGKA KERJA PADA PENGELOLAAN TI

Seperti : COBIT, ITIL, ISO/IEC 38500, ISO/IEC 27001, CMMI, BALANCED SCORECARD, dan SIX SIGMA

1. COBIT

Konsep dasar dari kerangka kerja COBIT adalah bahwa kendali untuk TI di dekati dengan melihat informasi yang dibutuhkan untuk mendukung sasaran dan kebutuhan bisnis dan melihat informasi sebagai hasil perpaduan dari berbagai sumberdaya TI yang harus dikelolal melalui proses TI.

Untuk memastikan terpenuhinya kebutuhan bisnis akan informasi, maka kendali yang tepat untuk pengukuran harus di definisikan, diimplementasikan dan dipantau ke seluruh sumber-sumber daya tersebut.

Berikut adalah struktur dasar COBIT :

Kerangka kerja COBIT merupakan kumpulan praktek-praktek terbaik (best practices) dan bersifat generik, digunakan sebagai acuan dalam menentukan sasaran kendali (control objectives) dan proses-proses TI yang diperlukan dalam pengelolaan TI.

Kerangka kerja COBIT terdiri dari 3 level control objectives dimulai dari level paling bawah yaitu activities.

Activities merupakan kegiatan rutin yang memiliki konsep siklus hidup. Selanjutnya kumpulan activites dikelompokkan dalam proses TI (processes), kemudian proses-proses TI yang memiliki permasalahan yang sama dikelompokkan ke dalam domain (domains).

Kerangka kerja COBIT mengidentifikasi 34 proses TI (Gambar dibawah) yang dikelompokkan ke dalam 4 domain utama, yaitu :

domain Planning and Organisation (PO),

Acquisition and Implementation (AI),

Delivery and Support (DS), dan

Monitoring (M).

Setiap domain memiliki karakteristik yang berbeda.

Pedoman manajemen COBIT (COBIT Management guidelines) berisi pedoman dan arahan manajemen dalam hal pengontrolan dan pengukuran proses TI. Pedoman manajemen COBIT terdiri dari Model Maturity, Critical Success Factors (CSF), Key Goal Indicators (KPI), dan Key Performance Indicators (KPI).

2. ITIL

Perpustakaan Infrastruktur Teknologi Informasi atau ITIL adalah pendekatan manajemen layanan TI yang diakui secara global di perusahaan-perusahaan di seluruh dunia.

Kerangka kerja ITIL diambil dari praktik terbaik yang diikuti oleh sektor publik dan swasta di seluruh dunia.

ITIL mendapatkan perhatian di seluruh dunia dan berada di tengah berkembangnya prinsip-prinsip manajemen layanan TI.

Meskipun DevOps dan metodologi lainnya sedang diimplementasikan dalam layanan TI belakangan ini, tetapi tidak ada yang mendekati ITIL dengan pedoman komprehensif dan praktik terbaiknya.

Memiliki pengetahuan tentang ITIL adalah hal yang baik, tetapi mengetahui bagaimana menerapkan kerangka kerja ITIL untuk layanan TI Anda yang selaras dengan strategi bisnis organisasi adalah hal lain.

Ini mengharuskan semua orang untuk berada pada halaman yang sama, dan mendapatkan dukungan dari manajemen senior menuju implementasi ITIL.

Berikut merupakan pedoman agar implementasi ITIL Anda berhasil. Jika Anda dapat melakukannya dengan cara yang benar, maka Anda akan melihat manfaat dari ITIL untuk layanan TI Anda dan bagaimana Anda bisa mendapatkan lebih banyak dari departemen TI Anda.

3. ISO / IEC 38500

ISO / IEC 38500 adalah suatu standar internasional untuk Tata kelola teknologi informasi yangditerbitkan bersama oleh Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO) dan InternationalElectrotechnical Commission (IEC).

Ini menyediakan kerangka kerja bagi pemerintahan yangefektif TI untuk membantu mereka pada tingkat tertinggi dari organisasi untuk memahami danmemenuhi kewajiban hukum, peraturan, dan etika mereka dalam hal penggunaan organisasi mereka IT.

ISO / IEC 38500 berlaku untuk organisasi dari semua ukuran. Standar ini memberikan prinsip- prinsip panduan untuk direktur organisasi pada penggunaan efektif, efisien, dan dapat diterimaTeknologi Informasi (TI) dalam organisasi mereka.

Hal ini diatur menjadi tiga bagian utama,khususnya, Cakupan, dan Framework.Kerangka kerja ini terdiri dari definisi, prinsip dan model. Ini menetapkan enam prinsip tata kelola perusahaan yang baik dari IT :
- Tanggung jawab
- Strategi
- Akuisisi
- Kinerja
- Kesesuaian
- Perilaku manusia.

Standar ISO 38500 menunjukkan bahwa direktur suatu organisasi memiliki tiga tugas, yaitu :
a. mengevaluasi penggunaan TI saat ini dan di masa depan;
b. menyiapkan dan mengimplementasikan rencana dan mengelola kebijakan untuk memastikan bahwa TI mendukung tujuan bisnis;
c. memantau sejauh mana kebijakan diikuti dan kinerja TI memenuhi rencana.

4. ISO/IEC 27001

ISO/IEC 27001 merupakan standar internasional untuk Sistem Manajemen Kemanan Informasi (SMKI).

Sebelumnya sebagian besar diangkat berdasarkan BS 7799 yang umum digunakan sejak tahun 1995 yang terkait dengan pengelolaan keamanan informasi. ISO 27001 lebih dikenal dengan ISMS (Information Security Management Systems) dan merupakan standard yang lebih banyak dipakai untuk melakukan tata kelola keamanan informasi pada sebuah organisasi.

ISO 27001 juga menyediakan kerangka kerja untuk netralitas penggunaan tehnologi, netralitas sistem manajemen pengelolaan rekanan, yang memungkinkan suatu organisasi dapat memastikan, bahwa pengukuran keamanan informasi adalah efektif.

Hal ini termasuk kemampuan mengakses data secara berkelanjutan, kerahasiaan dan integritas atas informasi yang dimiliki dan kebutuhan pihak-pihak yang berkepentingan, demikian pula dengan kesesuaian hukum.

Disamping persyaratan utama, standar 27001 mensyaratkan penetapan sasaran kontrol dan kontrol — kontrol keamanan informasi meliputi 14 area pengamanan sebagai berikut:
1) Kebijakan keamanan informasi
2) Organisasi keamanan informasi
3) Sumber daya manusia menyangkut keamanan informasi
4) Manajemen aset
5) Akses kontrol
6) Kriptographie
7) Keamanan fisik dan lingkungan
8) Keamanan operasi
9) Kemanaan Komunikasi
10) Pengadaan/akuisisi, pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi
11) Hubungan dengan pemasok
12) Pengelolaan insiden keamanan informasi
13) Manajemen kelangsungan usaha (business continuity management)
14) Kepatuhan

5. CMMI

Capability Maturity Model Integration, Framework CMMI merupakan singkatan dari Capability Maturity Model Integration, merupakan model yang sudah terkenal secara global sebagai model referensi yang dikembangkan melalui best practices yang memberikan petunjuk untuk meningkatkan proses yang dapat memenuhi target bisnis dari suatu organisasi.

Model ini dikembangkan oleh pakar di industri, pemerintahan, dan Software Engineering Institute (SEI).

CMMI meningkatkan proses suatu organisiasi dengan menunjukkan keuntungan terukur dari tujuan bisnis dan visinya. Suatu organisasi dapat mengorganisasikan dan memprioritaskan metodologi, SDM, dan aktivitas bisnisnya melalui kerangka kerja yang diberikan oleh CMMI.

Kerangka kerja ini mendukung koordinasi antar aktivitas yang multidisiplin dan pemikiran yang sistematis.

CMMI adalah kerangka kerja (framework) yang bisa digunakan untuk mengembangkan proses di dalam perusahaan.

6. BALANCED SCORECARD

Kartu skor berimbang (bahasa Inggris: balanced scorecard, BSC) adalah suatu metode untuk pengukuran dan penilaian kinerja suatu perusahaan dengan mengukur empat perspektif yaitu:

perspektif keuangan,

perspektif pelanggan,

perspektif proses bisnis internal,

perspektif pembelajaran dan pertumbuhan.

Suatu konsep untuk mengukur apakah aktivitas-aktivitas operasional suatu perusahaan dalam skala yang lebih kecil sejalan dengan sasaran yang lebih besar dalam hal visi dan strategi.

BSC pertama kali dikembangkan dan digunakan pada perusahaan Analog Devices pada tahun 1987. Dengan tidak hanya berfokus pada hasil finansial melainkan juga masalah manusia, BSC membantu memberikan pandangan yang lebih menyeluruh pada suatu perusahaan yang pada gilirannya akan membantu organisasi untuk bertindak sesuai tujuan jangka panjangnya.

Sistem manajemen strategis membantu manajer untuk berfokus pada ukuran kinerja sambil menyeimbangkan sasaran finansial dengan perspektif pelanggan, proses, dan karyawan.

Konsep keseimbangan dalam Balanced Scorecard terkait pada tiga area berikut:
1. Keseimbangan antara indikator keberhasilan finansial dan non finansial. Balanced Scorecard sendiri awalnya dibuat untuk mengatasi kekuranghandalan ukuran performa finansial dengan menyeimbangkannya dengan pemicu lain untuk performa yang mengacu ke masa depan. Ini adalah masih terus menjadi prinsip dari sistem Balanced Scorecard ini.

2. Keseimbangan antara konstituen internal dan eksternal dari organisasi. Shareholder dan pelanggan merepresentasikan konstituen eksternal dalam Balanced Scorecard, sementara karyawan dan proses internal merepresentasikan konstituen internal.

Balanced Scorecard berusaha menyeimbangkan kebutuhan kedua grup yang tak jarang menjadi kontradiktif satu sama lain untuk bisa secara efektif mengimplementasikan strategi.

3. Keseimbangan antara indikator performa lag dan lead. Indikator lag secara umum merepresentasikan performa masa lalu. Contohnya semisal saja kepuasan pelanggan atau revenue.

Meskipun ukuran tersebut pada umumnya cukup obyektif dan bisa diakses dengan mudah, namun mereka semua punya daya prediktif yang lemah. Sementara itu indikator lead adalah pemicu performa yang membawa pada pencapaian indikator lag.

Indikator ini biasanya berbentuk ukuran atas proses dan aktivitas. Pengiriman tepat waktu, semisal, bisa merepresentasikan indikator lead untuk ukuran lag kepuasan pelanggan.

Suatu scorecard harus berisi campuran/paduan antara indikator lag dan lead. Indikator lag yang tanpa disertai oleh ukuran lead tidak akan mengkomunikasikan bagaimana target akan diraih.

Sebaliknya, indikator lead tanpa ukuran lag akan menghasilkan perkembangan jangka pendek namun tidak tampak bagaimana perkembangan tersebut berdampak pada peningkatan benefit bagi pelanggan dan juga shareholder.

7. SIX SIGMA

Six Sigma adalah suatu alat manajemen baru yang digunakan untuk mengganti Total Quality Management ( TQM ), sangat terfokus terhadap pengendalian kualitas dengan mendalami sistem produksi perusahaan secara keseluruhan.

Memiliki tujuan untuk, menghilangkan cacat produksi, memangkas waktu pembuatan produk, dan mehilangkan biaya.

Six sigma juga disebut sistem komprehensive - maksudnya adalah strategi, disiplin ilmu, dan alat - untuk mencapai dan mendukung kesuksesan bisnis.

Six Sigma disebut strategi karena terfokus pada peningkatan kepuasan pelanggan, disebut disiplin ilmu karena mengikuti model formal, yaitu DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) dan alat karena digunakan bersamaan dengan yang lainnya, seperti Diagram Pareto(Pareto Chart) dan Histogram.

Kesuksesan peningkatan kualitas dan kinerja bisnis, tergantung dari kemampuan untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah. Kemampuan ini adalah hal fundamental dalam filosofi six sigma.

Kerangka kerja yang biasa digunakan adalah:
COBIT: Diterbitkan oleh ISACA, COBIT adalah kerangka kerja komprehensif “secara global telah menerima praktik, analytical tools and models” yang dirancang untuk tata kelola dan pengelolaan TI perusahaan. Dengan dasar dalam audit TI, ISACA memperluas lingkup COBIT selama bertahun-tahun untuk mendukung tata kelola TI. Versi terbaru adalah COBIT 5, yang banyak digunakan oleh organisasi dan berfokus pada manajemen risiko dan mitigasi.

ITIL: Merupakan singkatan dari Information Technology Infrastructure Library, ITIL berfokus pada manajemen layanan TI. Bertujuan untuk memastikan bahwa layanan TI mendukung proses utama bisnis. ITIL terdiri dari lima praktik terbaik manajemen untuk strategi layanan, desain, transisi (seperti change management), operation dan operation and continual service improvement.

COSO: Model ini digunakan untuk mengevaluasi pengendalian internal dari Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). COSO tidak hanya terfokus pada layanan TI inilah yang membedakan COSO dengan kerangka kerja lainnya, ia lebih terfokus pada aspek bisnis seperti manajemen risiko perusahaan (ERM) dan fraud deterrence.

CMMI: Capability Maturity Model Integration, yang dikembangkan oleh Software Engineering Institute, adalah pendekatan untuk peningkatan kinerja. CMMI menggunakan skala 1 hingga 5 untuk mengukur kinerja organisasi, kualitas dan tingkat kematangan profitabilitas. Menurut Calatayud, “memungkinkan untuk mengkolaborasikan mode dan pengukuran obyektif untuk digabungkan dalam mengukur risiko yang sifatnya kualitatif.”

FAIR: Factor Analysis of Information Risk (FAIR) adalah model yang relatif baru bertujuan untuk membantu organisasi dalam mengukur risiko. Fokusnya adalah pada cyber security dan operational risk, dengan tujuan untuk membuat keputusan yang lebih tepat.